En este artículo, vamos a ver por qué es importante tener documentos de calidad para ejecutar un alto volumen de eventos como artista. Ya seas Dj, músico, cantante o cualquier otro tipo de artista en este artículo encontraras puntos claves a la hora de realizar un contrato o un rider.

Incluso si esta muy habituado a realizar actuaciones o conciertos en clubs, festivales o salas, cualquier cosa que puede hacer para organizar mejor su backend para eventos es una victoria.

Hecho correctamente, los contratos y otros documentos firmados ayudan a eliminar el estrés y la preocupación para ti y sus clientes.

Este artículo se centra en los contratos de artistas y en el lenguaje clave que debería considerar incluir en ellos.

Incluir estos puntos no sólo lo protegerá a usted y a su cliente, sino que también puede establecer las condiciones que deben cumplir su cliente y los lugares en los que está trabajando.

Tenga en cuenta: este artículo hace sugerencias, pero no constituye asesoramiento jurídico.

Invierta en obtener asesoramiento jurídico adecuado de un profesional con licencia en su región respectiva. Los abogados son los que más cuestan – así que si están fuera de su rango de precio, los asistentes legales son una buena alternativa. ¿Sigue siendo demasiado caro? Considere a un contratista certificado que redacta contratos regularmente. Llévales un borrador sólido usando los puntos de este artículo – esto ayudará a acelerar el proceso de transcribir un contrato de términos laicos a términos legales.

¿Por qué son importantes los contratos de actuación bien diseñados?

Puede trabajar totalmente utilizando contratos vagos o básicos que sólo establecen las fechas del evento, la hora, el lugar, los honorarios, y nada más.

Una vez que empiece a tratar con eventos con demandas de reservación y servicios más específicos, querrá más de estos detalles por escrito.

Me gusta estar siempre en la defensa, listo para que un contrato salga mal. No ha sucedido en más de 15 años, pero mi contrato me protegió de ser obligado contractualmente a reembolsar a un cliente cualquier cosa que no estuviera garantizada.

De vez en cuando me enfrento a clientes quisquillosos que por alguna razón piensan que su evento, por lo demás perfectamente organizado, fue un choque de trenes. Pero como no dejé de hacer mi trabajo, el contrato para el evento sigue en pie. Un buen contrato puede hacer que le paguen en estas situaciones difíciles, pero no puede ayudarle a evitar una mala evaluación más adelante.

¿Qué debe haber en todos los contratos de eventos?

Cada contrato debe tener todos los detalles del evento, información personal del cliente, dirección, números de teléfono, correo electrónico, información de los lugares, información de contacto, servicios que se están reservando, tiempo total contratado, fecha del evento, tipo de evento, total de tarifas reservadas, monto del depósito y fecha de vencimiento, monto del balance y fecha de vencimiento, y probablemente más cosas específicas a sus servicios.

Veamos el ejemplo de un contrato para un DJ (aunque la mayoría de los conceptos le serán útiles si quiere crear un contrato para cualquier otra actuación artística)

Primero y el punto más importante:

Los contratos deben ser justos para ti y para su cliente.

Fuera de todas las disposiciones (que trataré a continuación), los contratos deberían ser bastante justos para su cliente a nivel legal y financiero.

Los clientes deben saber que están obligados a contratar sus servicios con opciones muy limitadas para salir de ellos una vez firmados.

En el mismo sentido, los clientes deben saber que tú no puede simplemente – por capricho – cancelar su reserva.

Eso les dejaría con poca o ninguna posición legal si eligieran ir tras de ti por ser un vendedor inferior.

El idioma necesario para esto varía de estado a estado/país a país, así que sólo busque asesoramiento legal para su localidad.

Depósito, condiciones de pago y reembolsos

Una vez más, los términos de depósito y pagos, reembolsos y cancelaciones hechas por cualquiera de las partes deben ser establecidos de una manera que sea claramente justa para todos.

Aquí hay algunos consejos:

– Solicitar un depósito del 50% con un contrato firmado

Haga depósitos no reembolsables en el contrato, pero use su mejor juicio si un cliente los cancela. Después de todo, recordarán su servicio de atención al cliente y su humanidad y podrían referirlo a un amigo aunque no haya asistido a su evento.

– Exigir el pago del saldo adeudado antes del día del evento para todos los eventos privados, pero permitir la facturación para empresas/corporaciones/escuelas/agencias gubernamentales, ya que se trata de oficinas de finanzas que sólo pueden recortar los cheques en ciertos momentos del mes.

Yo hago una lista de lo que podría justificar un reembolso o una extensión del tiempo del evento sin costo alguno para las variables fuera del control de nadie. Lo indico en el contrato como sigue:

En el improbable caso de que la actuación del DJ o artista se retrase, la responsabilidad se limita a proporcionar al Cliente un tiempo de actuación igual al tiempo que falta o al valor monetario del tiempo perdido, pero no a ambos. No se proporcionarán reembolsos monetarios o en especie al Cliente por demoras o interrupciones en el servicio causadas por factores fuera del control del DJ, incluidos pero no limitados a: energía eléctrica inadecuada, apagones o actos de la naturaleza en lugares al aire libre causados por el Cliente.

Cancelaciones de la actuación por parte de Artista o Cliente

No recuerdo haber cancelado a un cliente por ninguna razón, pero he sido cancelado en bastante ocasiones, desde clubs de ciudad hasta festivales en estadios de futbol.

Los posibles motivos de cancelación de una actuación son principalmente por problemas de salud, grandes tormentas que cierran caminos, cancelaciones aereas o asuntos familiares inesperados como la muerte. Aquí están los puntos clave a considerar y los términos de cancelación que uso:

• Ni el cliente, ni el artista, pueden cancelar el contrato sin que ambas partes estén de acuerdo.
• Deje en claro que puede exigir el saldo total si se cancela su actuación en el último minuto.
• Hágale saber al cliente que hará todo lo posible para encontrar un plan de respaldo si tu eres la razón para cancelar un contrato.

La cláusula para la actuación de un DJ podría ser algo así…

CANCELACIÓN: Este Acuerdo no puede ser cancelado o modificado excepto por escrito y según lo acordado tanto por el DJ como por el Promotor o Cliente. El depósito no es reembolsable para cancelaciones iniciadas por el Cliente. Si el DJ no puede tocar, se organizará un reemplazo apropiado. Si no se puede arreglar un intérprete de reemplazo, el DJ reembolsará el depósito en su totalidad. Si el Cliente inicia la cancelación a menos de 30 días del evento, el Cliente es deberá abonar el 100% de la remuneración pactada por la actuación O puede perder el depósito firmando un nuevo acuerdo de actuación realizado en los próximos 6 meses. La reprogramación de los eventos se acomodará siempre que sea posible y está sujeta a disponibilidad.

Horarios, Horas extras y extensiones de actuación

No todos los conciertos superan el tiempo que ha sido contratado por el Cliente, ¡algunos incluso acaban antes de lo acordado!

En el caso un tanto infrecuente de que un cliente pida que se le añada tiempo a su conjunto/reserva in situ, deje claro en el contrato cuál es este coste.

Solía cobrar tiempo y medio por cada hora extra y le daba la opción de añadir tiempo en intervalos de 30 minutos.

Sin embargo, es muy poco frecuente, así que simplemente cobro la misma tarifa en el lugar que por adelantado por cada hora que quieren añadir. Lo principal es exigirles que paguen en el sitio, en efectivo o con crédito.

Sólo debería permitir que un cliente pague después de su evento cuando tenga una relación de confianza y se sienta 100% seguro de que la palabra del cliente va a ser respetada y que será fácil conseguir que el pago sea atendido de manera oportuna.

Otra vez, directamente de mi contrato:

HORAS EXTRAS: 250.00 €/hora. Cuando sea posible, se atenderán las solicitudes de los clientes para prolongar el tiempo de actuación durante el evento. El pago debe hacerse en el momento de la solicitud y puede hacerse en efectivo o con tarjeta de crédito.

Equipo y escenario

Si no traes su propia equipo o instrumentos, deberías poner todo lo que necesita en el contrato.

Dependiendo de cómo decida llevar a cabo su actuación, el cliente debe suministrar cierto equipo.

Esto son alguna de las cosas que debe considerar si va a realizar una actuación como DJ:

• Si necesita que le proporcionen una mesa y un mantel, póngalo en el contrato para que, si se surge cualquier inconveniente queden claras las responsabilidades.
• Número de tomacorrientes de 15 y 20 amperios que necesita dentro de una distancia razonable de su área de trabajo para alimentar su equipo.
• El tamaño mínimo de área de trabajo que necesitas para ti y tu equipo
• Acceso al recinto antes y/o después del evento para la entrada y salida de la carga
• Pases de escenario (backsatege) o VIP para ti y tus acompañantes. Número.
• Cualquier término o requisito para lugares al aire libre o cerrados.
• Que equipo llevarás tú y que equipo debe proporcionar el cliente del evento.

Responsabilidades, obligaciones,  limitaciones y derechos.

En pocas palabras, necesita límites para sí mismo, su equipo y el derecho de poner a prueba a los invitados indisciplinados del evento.

Aquí hay algunas cosas que debe considerar para poner en su lista de provisiones o en un apéndice del contrato.

• Nada de música en los teléfonos celulares de los invitados, memorias flash o CDs – ¡nunca!
• Recomiendo limitar el acceso a los micrófonos sólo a las personas que figuran en la lista para dar discursos o brindar.
• También debe darse el derecho de detener el evento si su seguridad, la de su equipo o la de sus invitados se convierte en una preocupación.
• Le recomiendo que indique que no puede descargar música en el sitio, incluso si puede y a veces lo hace. Sólo te permite evitar que los clientes te intimiden para que descargues peticiones de canciones toda la noche, lo que deberían haber hecho con antelación.
• Dese el derecho de negar a los invitados el acceso al equipo o a su área de trabajo, así como de retirar a un invitado del lugar de reunión si es necesario que llegue tan lejos. Somos profesionales hábiles y, además, nadie debe hablar mal o ser grosero con otro ser humano que trata de hacer su trabajo sólo porque se siente con derecho y superioridad. Además, tratar de apaciguar a un imbécil te impide hacer el trabajo para el que fuiste contratado.

Otra de las cláusulas que suelo incluir en mis contratos es la de proteger mi propiedad intelectual y de imagen. Por ejemplo acerca de las grabaciones tanto de audio como de imagen mis contratos suelen incluir la siguiente cláusula:

Se prohíbe la grabación y / o retransmisión de la sesión en audio, así como el registro de imágenes  ya sean en formato fotográfico, videográfico o en cualquier otro formato, sin la autorización del artista por escrito.

Condiciones de la firma del contrato y legislación.

Las personas que todavía imprimen, firman y luego envían contratos por correo están fuera del alcance de las comodidades modernas.

Dicho esto, la gente lo hace. Para el resto de nosotros, firmar contratos digitalmente o enviar copias escaneadas por correo electrónico es el camino a seguir.

Algunos estados pueden exigirle que los enumere como términos de firma legalmente vinculantes aceptables, por lo que le recomiendo que los añada a su contrato para que esté cubierto.

Como está escrito en mi contrato para el territorio de España, en concreto para una actuación en Madrid, es:

Este Acuerdo puede ser ejecutado en cualquier número de contrapartes, cada una de las cuales se considerará original, y las copias facsímiles, copias escaneadas y/o fotocopias de firmas se considerarán válidas como originales. El Cliente firma a continuación en nombre de su empresa u organización (si procede).

Ambas partes se someten, expresa y formalmente a la Jurisdicción y Competencia de los Tribunales, Juzgados y Magistraturas de Madrid, con expresa renuncia de cualquier otro Fuero o Jurisdicción que pudiera corresponderle y lo firman por duplicado y a un solo efecto en el día y fecha indicados a pie de página. En caso de incumplimiento del contrato por parte del promotor, correrán por cuenta del mismo todos los gastos judiciales y extrajudiciales, incluidos honorarios de notarios, abogados y procuradores. El promotor se compromete a mantener la confidencialidad de este contrato.

¡Ahí lo tienes! Sólo recuerde, los contratos nunca son inamovibles, así que no tenga miedo de hacer actualizaciones o cambios a medida que su negocio crece, o de acomodar las variables con las que se sigue topando. A veces te sucederán cosas malas que te harán sentir obligado a añadir disposiciones a tu contrato.

Al final del día, los contratos son para protegerte legal y financieramente, así que ¡defiéndete! Vuelve para la segunda parte de esta serie – repasaré los documentos del evento que querrás utilizar para facilitar la preparación del evento y de la música para tus conciertos móviles.

Si tienes alguna pregunta sobre los contratos de DJ, deja un comentario a continuación y haré todo lo posible para darte un asesoramiento no legal.